Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Als Assistenz der Geschäftsführung übernehmen Sie eine zentrale Rolle in der Unterstützung der Geschäftsführung bei der strategischen und operativen Arbeit. Sie gewährleisten einen reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäfts und sind die Schnittstelle zwischen der Geschäftsführung, internen Abteilungen und externen Partnern.

Organisatorische Unterstützung:

• Koordination und Organisation von Terminen, Meetings und Geschäftsreisen der Geschäftsführung
• Verwaltung und Priorisierung der Korrespondenz (E-Mails, Post, Anrufe)
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen, inklusive Protokollführung
• Erstellen und Verwalten von Präsentationen und Berichten für interne und externe Zwecke

Kommunikation und Schnittstelle:

• Professionelle Kommunikation mit internen Abteilungen sowie externen Partnern und Kunden
• Schnittstellenfunktion zwischen der Geschäftsführung und den verschiedenen Bereichen des Unternehmens
• Bearbeitung von Anfragen und Anliegen und deren zeitgerechte Weiterleitung

Projektmanagement und strategische Unterstützung:

• Unterstützung bei der Planung und Umsetzung von Projekten und Initiativen der Geschäftsführung
• Monitoring und Dokumentation von Projektergebnissen und -fortschritten
• Recherche und Aufbereitung von relevanten Informationen für die Geschäftsführung

Büroorganisation und Dokumentation:

• Verwaltung und Organisation von wichtigen Unternehmensdokumenten und Akten
• Gewährleistung der fristgerechten Bearbeitung von administrativen Aufgaben
• Pflege und Aktualisierung von Datenbanken und Systemen

Vertraulichkeit und Integrität:

• Sicherstellung der Vertraulichkeit und Diskretion bei allen Aufgaben
• Handhabung von sensiblen Informationen mit höchster Integrität

Anforderungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder ein vergleichbares Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Sekretariatsposition, idealerweise in einem dynamischen Umfeld
• Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
• Ausgezeichnete Kenntnisse der MS Office-Anwendungen (insbesondere Excel, Word, PowerPoint)
• Hohes Maß an Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität
• Fähigkeit, in einem anspruchsvollen und oft wechselnden Arbeitsumfeld effektiv zu arbeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse von Vorteil

Persönliche Eigenschaften:

• Zuverlässigkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Flexibilität und Stressresistenz
• Hohes Maß an Motivation und Engagement

Wir bieten:

• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Position
• Ein modernes Arbeitsumfeld und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen
• Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
• Entwicklungsmöglichkeiten innerhalb eines wachsenden Unternehmens
• Ein kollegiales und unterstützendes Team